domingo, 30 de agosto de 2015

Cómo conseguir Cuentas Anuales, relación de libros presentados y vigencia y cargo de los administradores de una empresa en la web de Registradores

Buenas, en este post voy a tratar el tema de cómo conseguir en la web de Registradores determinada información de empresas, información que recuerdo que es pública. Del Registro Mercantil se puede obtener una información muy valiosa de una empresa, lógicamente para ello primero hay que saber dónde pedirla y además la persona que analizará debe ser un profesional economista con un mínimo de experiencia en el sector, a cuyos ojos no se le escaparan determinadas partidas y sabrá fácilmente hacerse una idea de cuál es la situación real de una empresa. 

Recordemos que los administradores están obligados a formular las Cuentas Anuales en el plazo máximo de 3 meses a la fecha de cierre del ejercicio (si es 31/12 será el 31/03). A 30/04 se presentarán los libros en el Registro Mercantil (con el programa Legalia). Como máximo a los seis meses del cierre del ejercicio se han de aprobar las Cuentas Anuales en la Junta General Ordinaria y depositar en el Registro en los siguientes 30 días. Si se aprueban a 30/06/XXXX se han de enviar al Registro Mercantil –en papel o telemáticamente- como máximo a 30/07/XXXX.

Es muy importante que los administradores presenten la información en los plazos establecidos y que ésta sea veraz. No olvidemos el tema de la derivación de responsabilidad al administrador/es de una sociedad si no ha cumplido con diligencia su cargo. Si este hecho se llega demostrar, el administrador responderá con su patrimonio personal. Los casos típicos, entre otros,  de derivación de responsabilidad al administrador son el no registro la sociedad en el  Registro Mercantil, la no convocatoria del concurso de acreedores en el plazo máximo de dos meses de detectar que los fondos propios de la sociedad son inferiores a la mitad del capital social y, por supuesto, en el caso de no actuar en base a la Ley en la administración de la sociedad. En un breve post comentaré el tema de los concursos de acreedores. 
Sólo una breve opinión: no tendría que elegido administrador concursal quien en su vida ha llevado de la gestión de una empresa, para ello ya hay profesionales más capacitados como, por ejemplo, somos los economistas. Sólo es un breve inciso sobre la problemática que esta apareciendo y que ha tenido repercusión en varios medios de comunicación.

Pues bien, la información que presentan las empresas en el Registro Mercantil es la que se podrá consultar con posteridad -y usando el mismo proceso que voy a explicar es de donde sacan la información todas las webs que ofrecen consultas e informes sobre empresas-. De los libros sólo se podrá consultar si están presentados o no, ya que contienen información de la operativa de la empresa que no conviene que sea del todo pública. De las Cuentas Anuales (Balance, Pérdidas y Ganancias, Estado de Cambios en el Patrimonio Neto, Estado de Flujos de Efectivo y Memoria) se podrá consultar todo.

Pues voy a explicar el proceso paso a paso. Para ello entramos a la web de Registradores y si no estamos registrados y no queremos registrarnos, ya que sólo vamos a hacer una consulta puntual, vamos a pagos con tarjeta. 

Nos damos de alta para que nos emitan la factura. De la lista de opciones disponibles elegimos Publicidad Mercantil. Publicidad Propiedad es para que nos emitan una nota simple informativa sobre quienes son los propietarios de un inmueble y las cargas de éste, pero ese tema no es el que estoy tratando ahora aquí.

Buscamos la sociedad por su CIF o su nombre y si queremos incluso podemos afinar por el Registro Mercantil donde sabemos que está inscrita.

Una vez encontrada la sociedad tendremos que elegir qué información necesitamos. Comento las opciones más habituales:
  1. Información General Mercantil: información de la sociedad, administradores y libros y Cuentas Anuales presentadas: se obtendrá un informe sobre la sociedad, su objeto social, administradores y libros y Cuentas Anuales presentados. El informe será similar a éste. Tiene un coste de unos 5 euros.
  2. Certificación. Como ya traté en el post sobre el Certificado Digital, para solicitar el certificado digital para empresas es necesario, a parte del número que se obtiene en la web del Ceres, un certificado, emitido con no más de diez días de antelación, donde conste los administradores de la sociedad, la vigencia y su cargo.  Es necesario disponer de un certificado digital con el que firmar. Nos pedirá la una dirección de mail para recibirlo. Una vez emitido lo podremos descargar entrando con el certificado digital con que el firmamos en la petición en el siguiente enlace. Tiene un coste de unos 25 €
  3. Depósito de Cuentas: son las Cuentas Anuales en formato de fichero. Seleccionamos el ejercicio a consultar. La aplicación nos avisará si las Cuentas Anuales del ejercicio que buscamos aún no están disponibles. Señalar que recomiendo el formato XBRL para importar el fichero el programa D2. El email que indiquemos será donde nos llegará el fichero XBRL.

El proceso para importar las Cuentas Anuales al programa D2 es muy sencillo. Primero hay que tener la versión del programa del año al que queremos importar las Cuentas Anuales. Cogemos el fichero zip que nos han enviado por correo y lo descomprimimos en un carpeta. Puede ser que la memoria se haya presentado en pdf, con lo que estará ya disponible para visualizar. Como mínimo en la carpeta aparecerán dos ficheros: un fichero xml y uno xbrl. 

Abrimos el D2 y pulsamos en importar y validar huella de un fichero xbrl. 


Seleccionamos el fichero xml y damos un nombre al Depósito Digital.

Pues una vez finalizado el proceso nos aparecerá en el programa D2 ya rellenas las Cuentas Anuales de ese año que, por ejemplo, se podrían imprimir.