Análisis contable y fiscal del trabajo por cuenta ajena vs propia

Hola,

en este post voy a volver a temas relacionados con la fiscalidad. En el siguiente continuaré con programación, pero quería volver a escribir unas líneas sobre un tema bastante importante y que por lo complejo que es, a veces lleva a muchas confusiones y equívocos. Se trata de las diferencias entre el trabajo por cuenta propia y por cuenta ajena y voy a centrarme sobre todo en explicar claramente cada modalidad y las repercusiones fiscales y contables de optar por una u otra. Lógicamente aquí me podría enrollar de gusto y el tema da para escribir un libro pero lo que quiero es dejar las ideas claras. Pues bien al grano.

Trabajo por cuenta ajena
Primero trabajar por cuenta ajena significa que tienes una nómina, significa que en la Renta tributarás en el apartado de “Rendimientos de Trabajo Personal” y significa que estarás salvo contadas excepciones en el Régimen General de la Seguridad Social (el empresario no, será autónomo y estará en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos o RETA). Ahora voy a explicar los puntos más importantes ya que hay mucha gente que confunde cosas.

Todos sabemos lo que es una nómina. No creo que haya muchos problemas. A final de mes el trabajador recibe este documento en el que aparece además del líquido que cobrará el trabajador (vamos el dinero que le entrará en el banco) otros conceptos importantes como son el bruto de la nómina, la cotización del trabajador al sistema de la Seguridad Social y el porcentaje retención que la empresa le aplica. No olvidemos que lo que la empresa retiene al trabajador es un dinero que luego se lo entrega a Hacienda a través del modelo 111 (trimestral o mensual según el tipo de empresa) y que luego el trabajador a la hora de confeccionar su renta se deducirá (como menos importe a pagar de IRPF o Impuesto sobre la Renta). También la empresa paga al final de cada mes el llamado TC1, que es la suma de la cuota obrera (que se le ha restado al trabajador de su nómina) y la cuota empresarial, todo ello para sustentar el sistema de la seguridad social. Las Bases y tipos de cotización 2011 están detallados en el siguiente enlace.

Bueno vamos a lo práctico, explicar la confección de una nómina con un software tipo NominaPlus supera los objetivos de este post, se podría hacer en un post posterior, pero lo que quiero es que queden las ideas claras y para ello aquí tenemos este ejemplo para verlo todo: 

Supongamos que el 01-01-2011 una empresa llamada “Manolo S.A.” contrata un trabajador, algo muy raro últimamente. La nómina que vemos más abajo podría ser la nómina de diciembre de ese trabajador.

Vemos el bruto que son 3.330,15 € (en el que está incluido el salario base más la prorrata de las pagas extras). Las retenciones son 499,52 € que no es más que 3.330,15 * el tipo de retención establecido, en este caso el 15%. La cotización del trabajador al sistema de la seguridad social es sobre 1.980,15 € el 4,7 % para Contingencias Comunes, o sea, 93,07 €, más el 1,55 % para Desempleo, o sea, 30,69 €, más el 0,10 % para Formación Profesional, o sea, 1,98 € y la suma es 125,74 €. Retenciones y la aportación del trabajador al sistema de la seguridad Seguridad Social se le resta del bruto para obtener el líquido. La retención es sobre lo que se paga al trabajador,siempre se retiene sobre lo que se paga, es decir, sobre 3.330,15 € y el tipo depende de las circunstancias personales y familiares del trabajador (el trabajador ha comunicado previamente al empresario su situación personal a través del modelo 145) y del bruto de renta anual.

Pero vamos a lo que en realidad nos interesa como contables: el gasto que tiene la empresa por ese trabajador, que no es lo que se le paga al trabajador, sino la suma del bruto de la nómina (640.0 Sueldos y salarios) + la Seguridad Social a cargo de la empresa (642.0 Seguridad Social a Cargo de la Empresa, que es la aportación del empresario a la Seguridad Social por tener contratado al trabajador, que en nuestro caso es sobre 1980,15 el 23,60 % para Contingencias Comunes, el 5,50 % para Desempleo, el 0,20 % para el FOGASA y el 0,60 % para Formación Profesional y la suma es 592,07 €. Verás que en el asiento contable aparece 611,87 €, es decir 19,80 € de más por un tema que veremos en el recibo del TC1 que es la parte de Accidentes del Trabajo y Enfermedades Profesionales (cuota I.T. e I.M.S.).
Aquí muestro el asiento contable a fecha 31-12-2011:

La empresa tendrá que contabilizar esa nómina, para tener registrada cada partida y controlar el pago del TC1 (la suma de la aportación del trabajador y del empresario, es decir, 611,87 € + 125,74 € = 737,61 €), de las retenciones (modelo 111) y el propio pago de la nómina al trabajador.

Pues bien ahora a 20-01-2012 la empresa presentará el modelo 111 el que que ingresará a Hacienda el dinero retenido al trabajador. Este modelo puede ser mensual para Grandes Empresas (+ 6 M de € de cifra de negocios año anterior) o trimestral para Pymes. Supongamos que MANOLO S.A. es una Pyme, pues ingresará a 20-01-2012 las retenciones de las nóminas de octubre, noviembre y diciembre en el modelo 111 como vemos aquí abajo:

El modelo TC1 se paga mensualmente, por lo que a 31/01/2012 se pagará el TC1 de la nómina de diciembre arriba detallada (siempre hay 1 mes de plazo):

A parte el 30/01/2012 se tendrá que presentar el modelo 190 con los detalles de las retenciones e ingresos a cuenta del año 2011. Es un resumen anual sin coste alguno en el que "resumes y detallas" los importes presentados en los respectivos modelos 111 durante el año anterior.

El trabajador no tendrá nada más que esperar a recibir el borrador de su declaración y comprobar que coincide con lo declarado por la empresa y con las nóminas que posee. De hecho una vez la empresa ha presentado el resumen anual 190 debe darle al trabajador el llamado “Certificado de Retenciones” en el que aparece el bruto de las percepciones y el dinero retenido por la empresa y entregado a Hacienda, que el trabajador se descontará cuando haga su renta. En este caso en el certificado debe aparecer todo declarado como Rendimientos del Trabajo ya que la clave del 190 es la A.

Lógicamente una empresa no puede retener lo que quiera, ya que según el trabajador y sus circunstancias personales y familiares le corresponde un tipo de retención. Por eso el IRPF tiene en cuenta las circunstancias personales y familiares de trabajador. El trabajador tiene derecho a que le retengan correctamente y hecho de no retenerle correctamente supondrá fuertes sanciones para la empresa. Si quieres comprobar la retención que te corresponde existe el programa Retenciones de la AEAT. Es tan sencillo como rellenar tus datos personales y como mínimo el bruto de las retribuciones totales durante el año y te calculará el tipo de retención que te corresponde. Así luego en Renta no te llevarás sustos.

Trabajo por cuenta propia
Aquí empieza el caos.  Hay poca gente que tiene claro lo que es y las implicaciones fiscales y contables que tiene. Pues voy a arrojar un poco de luz.

El trabajo por cuenta propia es el ser “Autónomo”, es decir, contratan tus servicios, emites una factura y si es posible la cobras en el plazo establecido. Lo que la gente no tiene claro es que el ser autónomo conlleva muchas responsabilidades: has de darte de alta de actividad en Hacienda, has de darte de alta en la Seguridad Social como autónomo, has de presentar trimestralmente las declaraciones de IVA y de pagos a cuenta del IRPF, has de presentar a finales de enero los resúmenes anuales de las declaraciones de los 4 trimestres del año y finalmente cuando presentes la Renta habrás de rellenar el apartado de “Rendimientos de Actividades Empresariales y Profesionales”. Es decir que es un follonazo para quien no sepa de contabilidad y fiscalidad. De hecho sólo se diferencia de una empresa en que no se han de legalizar los libros ni presentarlos en el Registro Mercantil, por todo lo demás idéntico.
No esperes que Hacienda te prepare el borrador de la Renta y que lo confirmes en 1 minuto, ya que a diferencia de estar trabajando por cuenta ajena con una nómina (donde los datos para la renta del trabajador Hacienda los saca del modelo 190 que presenta la empresa), aquí la contabilidad la llevas tú y Hacienda no tiene constancia de como has llegado a sacar los importes de cada modelo. Será a través de la inspección donde comprobará si por ejemplo te has deducido el gasto y el IVA de una factura de la luz de tu oficina o el gasto y el IVA de la factura de la reforma de la piscina de tu casa. Por eso es normal que hayan inspecciones y que tengas que conservar los libros y demás documentación durante al menos 4 años.
Mi consejo: lamentablemente si no vas a ganar lo suficiente como para sufragar el pago de tu recibo de autónomos (que se paga a mes actual, es decir aunque te des de alta a 31-12-2011 tendrás que pagar el mes de diciembre) y el pago de un gestor adecuado, pues te tengo que decir que no te dediques a ésto. Hay leyendas urbanas que dicen que si no facturas por encima del salario mínimo interprofesional no te has de dar de alta de autónomo. En teoría, eso es falso y la legislación lamentablemente no favorece en nada al autónomo. De hecho todas las empresas han de pedir el último recibo pagado de autónomos a sus profesionales así como el certificado de contratistas y subcontratistas.También puedes estar en la economía sumergida pero puede ser mala idea si alguien te declara en algún modelo.
Pues bien vamos a poner un ejemplo y veremos los pasos que hay que hacer para salir airoso de todo esto.
Un chaval llamado Raúl González es programador y va a iniciar a 01-12-2011 su actividad profesional.
El primer paso es el alta de actividad que se hace vía modelo 036 o 037 (es un modelo más simple que el 036 y no tiene las complejidades de las páginas destinadas a las personas jurídicas). Pues bien en este pdf tenemos el alta censal. Raúl se da de alta en el regímen general del IVA, de la obligación de hacer pagos fraccionados para su Renta, en el método de estimación directa simplificada y de la obligación de presentar el modelo 111 de profesionales (éste último no sería necesario  a menos que tuviera alguna factura con retención emitida por otro profesional como economistas, abogados, etc...).
Pues bien vamos por puntos: ¿en que consiste el método de estimación simplificada? Para la determinación del rendimiento de la actividad económica que está ejerciendo Raúl hay 3 métodos posibles: objetiva, directa simplificada y directa normal. El método de estimación objetiva consiste en determinar el rendimiento en función de unos módulos determinados por Hacienda que fijarán lo que el contribuyente pagará por cada unidad que use (por ejemplo m2 del local, kWh de potencia contratada, nº de personas contratadas, ...). En este caso no se podría aplicar ya que la actividad del contribuyente no se encuentra comprendida en la Orden de Módulos. El método de estimación directa normal generalmente se aplica cuando la cifra de negocios del año anterior supera los 600.000 €, cosa que en este caso no sucede. Por lo tanto sólo queda el método de estimación directa simplificada. Lo bueno de este método es que si no ganas nada pues no pagas nada, a diferencia del de módulos donde siempre pagas lo mismo.

Sobre la obligación de hacer pagos fraccionados a cuenta del IRPF, con el modelo 130, no es más que ir adelantando el dinero a Hacienda para cuando llegue el momento de hacer la declaración de Renta quel pago no sea tan grande. Lógicamente Hacienda se beneficia porque obtiene durante 1,5 años dinero a tipo de interés 0 %. Si Raúl sólo facturase a empresas y como más del 70 % de sus ventas llevarían retención no estaría obligado a presentar el modelo 130. Suponemos que ventas con retención / ventas totales no superan 70 %.

Una vez sellada el alta de actividad hay que ir a la Tesorería a darse de alta de autónomo. El modelo es el TA521/1 y lo adjunto aquí rellenito.
Pues bien ahora a fecha 02-12-2011 factura un diseño de una intranet a una empresa llamada MANOLO S.A. por 1.000 € + IVA - IRPF. Como MANOLO S.A. tiene como actividad principal la comercialización de productos de belleza por lo que requerir los servivios de un profesional independiente en materia de programación no entrañaría problemas ante posible inspección.

Los 150 € de retención la empresa no se los paga, sólo le pagará Base imponible + IVA. La retención se la entregará a Hacienda a través del modelo 111. Raúl recibirá a principios de febrero su certificado de retenciones con la clave G o de Actividades Empresariales o Profesionales para confeccionar su renta. Si MANOLO S.A. no los declara eso será bajo su responsabilidad. Raúl cuando haga su renta estando en posesión de la correspondiente factura se restará, a parte de los pagos fraccionados que haya ingresado con el modelo 130, el importe de las retenciones que haya soportado, es decir, los 150 €. Para ésto que comento hay una captura más abajo.
A fecha 03-12-2011 factura a un particular el diseño de un programa en JAVA adaptado a su móvil Android

Pues bien a 20-01-2012 presentará el modelo 303 de IVA y 130 de pagos a fraccionados del IRPF del 4 trimestre del 2011 y el día 30-01-2012 el resumen anual de IVA o el llamado modelo 390.
Para el cálculo del IVA supongo además de las 2 facturas de prestaciones de servicios, que tenemos aquí arriba, Raúl sólo dispone de una factura con IVA soportado a deducir en el 4T del 2012. Se trata de la factura de su teléfono móvil por 100 € de base más 18 € de IVA (a más facturas menos IVA a pagar, ya que el IVA para los empresarios/profesionales no es un gasto, sólo lo han de repercutir al cliente final).
Pues bien el modelo 303 quedaría así (si tú quieres rellenarlo a través de la página de la AEAT para obtener el pdf y si sale a pagar poder pagarlo en el banco aquí tienes el link):

El pago a cuenta del IRPF quedaría así (como está en directa simplificada considero un 5% de provisiones y gastos de difícil justificación, es decir, hago (1800 - 100)*0,05 y el resultado, 85 €, lo añado a los 100 € de gastos):

Por último en la Renta, Raúl rellenará el apartado de Rendiemientos de actividades económicas en estimación directa y marcará la casilla "simplificada" como se aprecia aquí:

Y para restarse los pagos fraccionados y las retenciones que ha soportado durante el 2011 Raúl deberá rellenar la página 14 de su declaración de Renta, donde vemos que para nuestro ejemplo se restará los 150 € de retención y 173 € de pago fraccionado.

Para finalizar con el ejemplo estaría el ver cómo darse de baja de profesional y de baja de autónomo. Para el ejemplo pongamos a fecha 31/12/2011.
El modelo es el mismo 037, que vemos rellenado para el alta, y lo adjunto aquí  rellenado con los datos de baja y para darse de baja de autónomo hay que ir a la Seguridad Social y presentar el TA 521/1 rellenado con los datos de baja que adjunto en este otro link.
Esta baja a 31/12/2011 no le exime de la obligación de presentar la renta del 2011 en junio ni de presentar la declaración informativa del 347. Para el 347 se tendrían que declarar estas 2 facturas por el importe total, es decir, base imponible + IVA en la clave "A". No tendría que presentar el 347 si estas operaciones estuvieran declaradas en alguna otra declaración informativa, como por ejemplo el 190, pero éste no es el caso ya la retención de la primera factura "es soportada" por Raúl, es decir, a efectos contables va a la cuenta 473.0 (cuenta de debe o activo) y no a la cuenta 4751.0 (cuenta de haber o pasivo).
Es muy importante el paso de la baja ya que sino Hacienda y la Seguridad Social, en su labor de "yo trabajo lo mínimo posible", no te van a llamar para preguntarte porque no has pagado los autónomos, ni has presentado el IVA ni el 130 una vez tú has dedicido no continuar con tu actividad. Ellos sencillamente se limitarán sumar cada trimiestre que les coste que no presentes los impuestos y pasados 1 o 2 añitos (porque a partir del año cobrarán intereses de demora) recibirás la una notificación donde se te reclamarán los modelos + la correspondiente sanción, y aquí estamos hablando de cifras de miles de euros. En mi opinión consultas SQL las sabemos hacer todos, es decir, cada trimestre yo Hacienda hago una consulta poniendo como condición cuales de los obligados tributarios no han cumplido con su obligación de presentar los modelos y yo me quedo tan satisfecho y regreso feliz a mi casita. Eso es lo fácil, lo difícil es preocuparse y hallar los motivos y sobre todo ser un poco más humildes y ayudar al contribuyente. Esta es mi crítica como economista a esta situación.
Bueno aquí adjunto un link de un pdf de la página de Hacienda que recoge algunas las ideas de este post, pero a mi entender sigue siendo bastante complejo para aquellas personas que no saben nada de tributación (lógicamente para economistas es muy básico) y además no hace referencia a la relación del contribuyente con la Seguridad Social, cosa en la que yo he querido profundizar.
¿Son los 2 régimenes compatibles?
Por último, ¿se puede estar en ambos regímenes al mismo tiempo? En una misma empresa no. Si lo que te planteas es la pluriactividad, es decir, estar contratado por en una empresa de alta en Régimen General trabajando, por ejemplo, como economista de lunes a viernes -con tu nómina-, y los fines de semana estar por cuenta propia facturando tus servicios de asesoramiento a otras empresas en materia de inversiones en otros paises. Pues según la Tesorería de la Seguridad Social la respuesta es clara: te tienes que dar de alta de autónomo para trabajar por cuenta propia con idenpendencia de estar ya en el Régimen General trabajando por cuenta ajena.